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Del plan estratégico al programa de proyectos de inversión… el estudio de viabilidad

En el anterior post hablamos de como pasar del establecimiento de una estrategia, basada en objetivos concretos, a un plan de acción que no es sino un programa de proyectos, que se arma tras la evaluación del estudio de viabilidad de cada uno de ellos. El punto de partida de este estudio son los atributos propios de cada proyecto:

  • Con que objetivo estratégico está alineado
  • Si produce algo tangible o intangible
  • Qué tipo de trabajo implica
  • En que entorno se va a desarrollar

¿Pero como se estudia la viabilidad y la rentabilidad esperada de un proyecto?

 

EL ESTUDIO DE VIABILIDAD

Los atributos nos dan idea de cuáles son las características y el enfoque de cada proyecto. Pero cada proyecto requiere un estudio específico, para sondear cuanto puede dar de sí, en cuanto a beneficios para la compañía, considerando cuál es su grado de dificultad técnica y complejidad, cuales son su coste y plazo asociados, y cuales son las necesidades de los usuarios, clientes o componentes de la empresa, que van a disfrutar del resultado del proyecto.

En concreto, cuando un profesional en la empresa, proponga un proyecto de desarrollo de la estrategia empresarial, para que este sea convenientemente valorado por el equipo de dirección, debe hacerlo a través de un ESTUDIO DE VIABILIDAD que comprenda estos 4 apartados:

  • Justificación del proyecto: Identificación de la oportunidad, problema o necesidad a la que da respuesta lo que el proyecto va a producir. Y que grado de novedad asociado tiene. Por ejemplo, para un proyecto de desarrollo de un producto nuevo, se puede utilizar un estudio de mercado. Para el caso de un proyecto de desarrollo de una nueva aplicación informática, el equivalente al estudio de mercado sería la realización de una encuesta interna que aclarase que necesitan y esperan de la nueva aplicación los usuarios de la empresa. En cualquier caso, si lo que va a producir nuestro proyecto es muy novedoso, y producto o servicio no tiene similar en la actualidad, y por tanto, no ha generado experiencias en sus potenciales usuarios, es difícil elaborar estudios fiables. Un grado de novedad alto, afectará a la definición, diseño y a las previsiones de coste y plazo

 

  • Estudio técnico: Si hemos detectado a que da respuesta el resultado de nuestro proyecto, debemos ser rigurosos y definir:
    • Productos o resultados esperados: Los llamados ENTREGABLES del proyecto
    • Requisitos técnicos: Características técnicas exigibles a los productos del proyecto
    • Criterios de aceptación: Límites mínimos de las características anteriores, por debajo de los cuales los resultados del proyecto “no serán de recibo”
    • Nivel de complejidad técnica o tecnología requerida para su ejecución: Al igual que en el punto anterior, una gran complejidad técnica o la utilización de tecnologías de reciente aparición, afectará a las características técnicas definitivas del producto, y a las previsiones de coste y plazo

 

  • Estudio de organización: Tiene en cuenta la complejidad del proyecto y a cuantos departamentos o áreas de la empresa implica, incluso si conlleva la contratación de servicios o suministros externos. Cuanta más envergadura tiene, mayor impacto positivo persigue, aunque supone una mayor utilización de recursos y una mayor inversión. También afecta al grado de formalidad y aplicación de procedimientos estandarizados que es necesario emplear.

TEAM MEETING

  • Estudio financiero: En función de la oportunidad de inversión que se presenta, los beneficios que se prevé obtener con producto del proyecto, y considerando los costes que va a generar, el estudio financiero determina fundamentalmente la viabilidad e idoneidad del proyecto, evaluada en euros y en unidades de tiempo, generalmente meses. Para esta parte del estudio necesitamos:
    • Previsiones de los flujos de caja del proyecto a lo largo del tiempo, o lo que es lo mismo, que cantidades se invertirán en la ejecución del proyecto y cuales se ingresarán como como consecuencia de las ventas externas, o los beneficios internos, que genera el resultado del mismo.
    • Con los datos anteriores, podemos calcular indicadores clave del rendimiento económico que puede tener la inversión en el proyecto, tales como:
      • El VAN o Valor Actual Neto, que mide el balance económico del proyecto, teniendo en cuenta los flujos de gastos e ingresos previstos a lo largo del tiempo, pero corregidos con la llamada tasa de descuento. Una de las funciones de esta tasa puede ser corregir y actualizar el valor de flujos de fondos futuros, equiparándolos al valor actual del dinero. También tiene relación con los conceptos de “Coste de oportunidad” y “Coste de apalancamiento” de los que hablaba en el post 3.
      • La TIR o Tasa Interna de Rentabilidad, que es un método de valoración de inversiones que mide la rentabilidad de los gastos y los ingresos actualizados, generados por una inversión, en términos relativos, es decir en porcentaje
      • El ROI o Retorno de la Inversión o que permite medir la rentabilidad de un proyecto, es decir, la relación porcentual que existe entre los beneficios económicos previstos y la inversión a realizar.
      • Y el Pay Back o plazo de recuperación de la inversión.

 

Cabe señalar, que aquellos proyectos que crean productos o servicios, que suponen un alto grado de novedad, -donde la “congelación” definitiva de los requisitos puede llevar mucho tiempo-, o una complejidad que implica la utilización de alta tecnología, -donde la falta de madurez de la misma puede generar cambios en las especificaciones- , son candidatos a ser gestionados por ciclos de gestión INCREMENTALES o incluso AGILES. Y esto habrá de ser tenido en cuenta durante la selección de proyectos para el programa, así como para su posterior ejecución. Lo de los ciclos de vida de los proyectos, da para otro post… Lo veremos.

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