BURBUJAS 2

Del plan estratégico al programa de proyectos… la táctica: priorización de proyectos

En el post anterior hemos hablado de cómo organizar y ponderar criterios, y ordenarlos según su importancia,  para evaluar –y priorizar a su vez- qué proyectos estratégicos resultan más conveniente emprender y hacerlo cuanto antes.

Una vez hechos los deberes, es decir, después de analizar todos los proyectos a través del prisma de cada uno de los criterios ponderados, el problema es saber interpretar adecuadamente los resultados… ¿Con las puntuaciones obtenidas por cada uno, como sabremos finalmente cuales son los proyectos más interesantes?

 

PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS CON DOS CATEGORÍAS DE CRITERIOS

Voy a explicar el proceso, utilizando una metodología simple con un sencillo ejemplo… Supongamos que formamos parte de una compañía en pleno proceso de establecimiento del programa de proyectos estratégicos a abordar durante el siguiente periodo. Tras considerar los objetivos estratégicos marcados por la compañía, se han propuesto 4 proyectos para alcanzarlos: el A, B, C y D. Tras realizar los estudios de viabilidad respectivos, los hemos evaluado individualmente según unos criterios previamente definidos.

En lo fundamental, vimos en el post anterior, que cada uno de esos criterios puede encuadrarse en una de las siguientes dos categorías:

  • Alineamiento estratégico: Criterios que ayudan a valorar cuanto aporta cada proyecto en la consecución de beneficios para la compañía
  • Esfuerzo empresarial: Criterios que evalúan que esfuerzo supone cada proyecto para la empresa, -en cuanto a coste, liquidez y plazo de utilización…- En este apartado también entra el riesgo, pero este como veremos más adelante, es susceptible de tener una consideración particular.

La ponderación conjunta de los criterios alineados con la estrategia por un lado, así como la de los criterios que cuantifican el esfuerzo empresarial por otro, suponen el 100% de la valoración de cada categoría. Es decir, ambas categorías “pesan” lo mismo.

Y hemos establecido por cada categoría una puntuación de 0 a 10 para cada proyecto. Los resultados obtenidos se representan la tabla siguiente:

 

TABLA PRIORIZACIÓN 2 CRITERIOS

 

Dichas puntuaciones se representan en un gráfico Alineamiento/Esfuerzo como este

 

GRAFICO PRIORIZACIÓN 2 CRITERIOS

 

En el gráfico anterior podemos definir 4 cuadrantes diferenciados…

 

AREAS GRAFICO PRIORIZACIÓN SIMPLE

 

Los pares de valores obtenidos sitúan nuestros proyectos en una de las cuatro áreas en las que se ha dividido el gráfico:

  • ¿Merece la Pena?: Es lo que nos preguntaríamos ante un proyecto como el A. No requiere de mucho esfuerzo, pero a cambio tampoco proporciona grandes beneficios
  • ¡No invertir!: En este cuadrante está claro que acometer el proyecto no es una buena idea. El proyecto C cuesta mucho, comparado con la posibilidad de lograr muy poco
  • ¡Prioridad máxima!: Los proyectos que recaigan en esta zona son los más rentables, como el B. Por poco esfuerzo se puede obtener un alto grado de beneficio, según la estrategia de empresa marcada
  • Planificar cuidadosamente: Los proyectos de este cuadrante, son interesantes, aunque requieren de una consideración especial. Son proyectos que pueden materializar grandes beneficios, pero que lo hacen a través de un gran esfuerzo. Incluso este esfuerzo puede implicar el afrontar grandes riesgos. Solo, una correcta y estudiada planificación, adecuada a las circunstancias del proyecto, puede conseguir dos cosas:
    • Optimizar la utilización de los recursos
    • Reducir los riesgos

Las unidades de los ejes del gráfico pueden venir dadas en euros, si todo el proceso de evaluación anterior se ha realizado cuantitativamente en esta unidad. El dinero puede llegar a ser una unidad de medida universal.  De hecho tiene una especial utilidad cuando se trata de cuantificar riesgos.

 

PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS CON TRES CATEGORIAS DE CRITERIOS

Hablando de riesgos, hay que recordar que en el ejemplo anterior,  el criterio riesgo se ha incluido en la categoría de Esfuerzos empresariales. Pero dependiendo del grado de Aversión al Riesgo que tenga una empresa, este tema puede requerir de un tratamiento más profundo. Existe la posibilidad de utilizar el o los criterios de riesgo, en una categoría propia, que permita visualizar en cada proyecto, que importancia tienen.

Utilicemos el ejemplo anterior, pero variando un poco las circunstancias de entorno. En nuestra empresa, la aversión al riesgo es grande, y se pretende que la gestión de riesgos sea una parte fundamental en las tareas de dirección, por lo que requiere de una atención específica. El comité de dirección de la empresa ha decidido que las 2 categorías de criterios inicialmente establecidas –Alineamiento y Esfuerzo-, se consideran insuficientes para hacer una adecuada priorización y elección de proyectos, y se decide usar una tercera categoría, la de Riesgo, que represente el volumen de esa magnitud en cada proyecto. Tras puntuar el riesgo de cada proyecto, la tabla resultante es la siguiente…

 

TABLA PRIORIZACIÓN 3 CRITERIOS_RIESGO

 

Este planteamiento, tanto si la evaluación del riesgo de cada proyecto ya está incluida en la categoría de Esfuerzo, como si no, permite visualizar con detalle de cuanto riesgo específico estamos hablando en cada proyecto. Si la organización ha marcado unos límites máximos de riesgo, por encima de los cuales, no se permite invertir en un proyecto, por este medio puede realizar los descartes correspondientes. Veamos el gráfico -de burbujas- de las 3 categorías…

 

GRAFICO PRIORIZACIÓN 3 CRITERIOS_RIESGO

 

Pensemos que la empresa se ha marcado una frontera de riesgo para un proyecto con un “score” ≤ 5. Según el gráfico adjunto, parece evidente que el proyecto B está en la zona de prioridad máxima, pero su puntuación superior a 5 lo descalifica, mientras que el proyecto D, ubicado en la zona de Planificar cuidadosamente, con una calificación de riesgo de 2, “pasa el corte”.

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