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Las 4+1 dimensiones de un proyecto, que has de evaluar para gestionarlo con éxito.

En los  proyectos que pretendamos realizar, para evaluar su conveniencia y viabilidad, con criterios similares a los que se utilizan en las inversiones financieras, tenemos que identificar 4 atributos.

El primero relacionado con el alineamiento estratégico y la rentabilidad:

  • Resultado esperado del proyecto y con qué objetivo estratégico se relaciona

Los 3 siguientes, vinculados al esfuerzo necesario por parte de la compañía:

  • Tipo de resultado: ¿Cuál es exactamente el tipo de producto que producirá el proyecto? ¿Es tangible o intangible?
  • Tipo de trabajo que implica: ¿Cuál es exactamente el trabajo que se necesita hacer? ¿Es muy difícil? ¿Hemos hecho algo similar antes?
  • Entorno en el que se desarrolla: ¿El ámbito del proyecto incluye el área de negocio, el mercado, la tecnología disponible, o un sector concreto?

Tras el análisis de las respuestas, podremos calibrar las 4+1 dimensiones asociadas que caracterizarán al proyecto, que nos ofrecen información acerca del tipo de riesgos a que nos enfrentamos, y cuál ha de ser el planteamiento de su gestión para aumentar las posibilidades de éxito. ¿Quieres saber qué dimensiones son?

 

EL MODELO NTCP O DE LAS 4 (+1) DIMENSIONES DE UN PROYECTO

El contenido que explico en este post, está basado en el modelo NTCP, para la clasificación de proyectos, desarrollado por los investigadores Aaron J. Shenar y Dov Dvir. Este modelo es una herramienta muy útil para clasificar proyectos, tomar decisiones sobre cuales emprender y que tipo de gestión es susceptible de ser aplicada a cada tipo de proyecto.

Estas decisiones tienen que ver con la selección de los proyectos idóneos conforme a las características de la empresa, la elección del jefe de proyecto adecuado, la consideración sobre los recursos que requieren, el grado de planificación que necesitan, los tipos de técnicas, herramientas y procesos que implican, etc…

Shenar y Dvir, parten de la Teoría de la Contingencia para la administración de empresas, adaptando sus tesis y para intentar aplicarlas a la administración de proyectos. Para ellos, el factor primordial que tienen en común todos los proyectos es el riesgo. Y en la medida en la que seamos capaces de categorizarlo, estaremos en mejor disposición de abordar las particularidades de cada proyecto.

Inicialmente consideran que existen 3 magnitudes que desde el punto de vista del riesgo, caracterizan un proyecto:

  • La incertidumbre: aunque posteriormente se dan cuenta que las fuentes básicas de incertidumbre tienen que ver con:
    • La Novedad (N) del producto
    • La Tecnología (T) que requiere su desarrollo
  • La Complejidad (C) tanto del producto como de la estructura del equipo
  • El Plazo (P) de tiempo disponible para su ejecución

Con lo que finalmente configuran su Modelo NTCP de 4 dimensiones o magnitudes para abordar la gestión de proyectos de manera exitosa. Ellos también lo llaman el “Modelo de Diamante”, por la gráfica en forma de rombo que utilizan para representar estas dimensiones, para un proyecto dado.

 

Sin título

 

Personalmente, considero que falta una dimensión, que tiene mucha relación con el riesgo; la que llamo +1, y que es fundamental que sea tenida en cuenta a la hora de estudiar un proyecto: su coste en Recursos (R), sobre todo desde una perspectiva económica. Seguramente, está magnitud es la más restrictiva.

¿Y qué implica cada dimensión? Vamos a verlo

 

NOVEDAD

Representa la incertidumbre que suponen los objetivos del producto que desarrollará el proyecto, la incertidumbre del mercado que lo va a recibir, o ambos. Está íntimamente relacionada con la gestión del marketing en la empresa. Evalúa como de nuevo es el producto del proyecto para los clientes, usuarios o el mercado, y como de bien definidos se encuentran los requerimientos de producto inicialmente. Se establecen 3 categorías:

  • Derivado: Producto que implica modificaciones y mejoras de un producto previo. Es el caso típico de los “restyling” de algunos modelos de automóviles
  • Plataforma: Producto de nueva generación respecto de productos existentes. Buenos ejemplos son las 7 generaciones del VW Golf.
  • Breakthrough: No encuentro una traducción suficientemente apropiada para transmitir el sentido de esta palabra en inglés. Quizá unas traducciones aceptables fuesen “Novedad radical” o “Innovación absoluta”. Son esa clase de productos absolutamente nuevos, que no tienen precedente y que crean nuevos mercados. El Ipad en 2007 o el horno microondas en 1950, pueden servir como ejemplos.

A la hora de gestionar el proyecto, su grado de Novedad afecta a la cantidad de tiempo que ha de emplearse en…

  • En conseguir unos datos de mercado fiables y exactos
  • Y “congelar” los requisitos del producto

 

TECNOLOGÍA

Cuantifica la incertidumbre tecnológica, es decir, cuanta tecnología y de qué nivel es necesaria para desarrollar el proyecto. En esta dimensión caben 4 categorías:

  • Tecnología de bajo nivel: Proyectos que requieren el empleo de tecnologías muy maduras, con fácil acceso a las mismas
  • Tecnología de nivel medio: Proyectos que utilizarán tecnologías contrastadas, pero que aún no están muy extendidas, y suponen una oportunidad para la empresa de añadir valor.
  • Alta tecnología: Proyectos desarrollados en base a tecnologías de reciente creación
  • Ultra Alta Tecnología: Proyectos que necesitan de una tecnología que aún no existe, en el momento de su inicio

El nivel de tecnología necesaria para el proyecto incide en su gestión a la hora de…

  • Cuanto tiempo ha de llevar el definir y establecer una configuración de producto o diseño definitivos,
  • Qué complejidad en la actividad tecnológica que requiere el proyecto,
  • Y qué competencias técnicas son exigibles al jefe y al equipo de proyecto

 

COMPLEJIDAD

Tiene cuenta la complejidad del producto, del trabajo y de la organización que lo ha de ejecutar. Hay que tener en cuenta 3 categorías:

  • Ensamble: Son proyectos que comprenden la implementación de elementos sencillos en un único componente. Por ejemplo, una nueva caja de cambios
  • Sistema: Son proyectos que comportan la realización de productos con varios componentes: Por ejemplo, un nuevo automóvil
  • Sistema de sistemas. Proyectos que abarcan una extensa y dispersa colección de sistemas: Nueva red de Metro

La complejidad de proyecto tiene repercusión en…

  • El tipo de organización del proyecto
  • Y al nivel de burocracia y formalidad con el que ha de ser gestionado

 

PLAZO

Se refiere a la urgencia del proyecto, puede tener que ver con el hecho de intentar aprovechar una “ventana de tiempo”, transcurrida la cual, el proyecto carece de sentido. Se consideran 4 tipos:

  • Regular: Plazo de proyectos de grandes infraestructuras
  • Rápido / competitivo: Plazo de proyectos de lanzamiento de nuevos productos industriales.
  • Crítico: El éxito del proyecto depende exclusivamente de acabar en plazo. Es el caso típico de desarrollo y lanzamiento al mercado de un nuevo producto, que tiene una demanda marcadamente estacional, como un nuevo tipo de helado o un nuevo juguete
  • Crisis: Desarrollo en un entorno de emergencia, como por ejemplo el que se da en un proyecto de salvamento tras una catástrofe.

El plazo con el que tiene que ser ejecutado el proyecto tiene incidencia en:

  • La profundidad de la planificación y de las revisiones periódicas de seguimiento y control
  • La autonomía del equipo de proyecto
  • El nivel de implicación de la dirección de la empresa.

 

RECURSOS

Hace referencia al montante total de recursos económicos a invertir en el proyecto y cuando van a ser necesitados. Evaluar erróneamente la capacidad financiera y otros recursos, a la hora de contar con ellos para hacer frente a un proyecto, hace que se corra mucho riesgo. Creo que en esta magnitud solo caben dos tipos de proyectos…

  • Los que la empresa probablemente se puede permitir.
  • Los posiblemente que no.

Esta dimensión afecta a:

  • Qué nivel de novedad y de tecnología podemos optar, con los recursos a nuestro alcance
  • La envergadura del proyecto y del resultado que de él podemos obtener
  • El plazo del proyecto: en muchas ocasiones, el ritmo del proyecto va a estar determinado por la disponibilidad de recursos, considerada a lo largo del tiempo

El análisis detallado de estas 4 (+1) dimensiones de un proyecto, antes de optar por ejecutarlo, nos dará mucha información acerca del tipo de gestión que requiere, y cual es la magnitud de los riesgos afrontamos. Pero, también, y en consonancia con los riesgos, cual es el volumen de los beneficios a los que optamos… Pero esto lo trataremos en otros posts.

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